Wantedly 運用のプロ直伝!やり取りの効率を上げる日程調整とは?

採用担当者のみなさん、スムーズに日程調整を行えていますか?

メッセージとカレンダーを何往復もして日程を決めるのって大変ですよね。

今回は そんな悩みを解決できる、Wantedly の運用効率を上げるテクニック「日程調整機能」「テンプレート機能」の解説をします!

【板垣勇渡】( Twitter

株式会社LOGZで長期インターンを経てイチミ株式会社! 取締役へ。採用マーケティングを通してWantedlyの運用代行やコンサルティングをしている。人事・就活生向けメディアも運用し、noteも執筆するなどその活動領域は多岐にわたる。

【りゅう】

2021年1月よりイチミ株式会社の研修にジョインした大学4年生。大学の卒業延長制度を使用し、自分のなりたい姿を明確にするためにインターンに参加。

最近はまっていることはオンラインで英語圏の人と会話する事。

 

 

そもそもWantedlyって?

りゅう

ということで、Wantedly運用代行のプロであるイチミ取締役の板垣さんにお話を伺っていきます!板垣さん、よろしくお願いします!
よろしくお願いします!

板垣

りゅう

今回はWantedlyの運用効率を高めるためのテクニックについてお伺いしたいのですが、その前に、Wantedlyってどんなサービスでしたっけ?
Wantedly は国内最大手のビジネスSNSです。

一番の特徴は、かしこまった面接ではなく「カジュアルに求職者と面談ができる」ところです!

板垣

候補者と話をする実際の流れ

りゅう

カジュアルな面談が特徴という事ですが、どのくらいハードルが低いのでしょうか?

カジュアル面談までのステップは

①求職者がWantedly Visit・SNS・自社HP等から求人を見つける
②「まずは話を聞いてみたい」等のアクションが求職者から届く
③アクションが届いたら、求職者と日程を調整し面談をセッティングできる
以上の3ステップなので、候補者も企業も簡単に面談ができます!

板垣

りゅう

なるほど…。確かにこれならハードルはかなり低そうですね。
でも、実はここには採用担当者の方が気づきにくい落とし穴があるんです…!

板垣

Wantedly運用に潜む落とし穴

りゅう

落とし穴とは一体どんなものなんですか?
求職者目線で考えると、履歴書を書いたりしなくてもよいので楽です。

しかし、多くの候補者とやり取りをする採用担当者にとっては、面談までの手順がめんどくさく感じてしまうことがあります。

板垣

例えば、1日に何十人の求職者に会いたいと考えている採用担当者にとっては「アクションに対しての返事」「候補者との日程の調整」が大変なんです!

板垣

りゅう

なるほど…具体的にはどういうことでしょう?
毎回「こんにちは!〇〇株式会社の△△と申します。弊社は~」という文章を考えて打ち自分で複数の日程を提示して面談日を決定しなければいけないことです。

板垣

りゅう

確かに…。聞いただけで大変さが伝わりますね。
さらに、複数の候補者と日程調整を並行して行ったりするとダブルブッキングしてしまう事も少なくないです。

板垣

りゅう

それは絶対に避けたいですね!
より多くの求職者と面談をし、Wantedlyを効率よく運用するにはこういった手順を「いかに時間をかけずに行うか」がカギになってきます!

板垣

Wantedly運用のプロがオススメする候補者とのやり取りの効率化テクニック!

りゅう

板垣さんはどのように時間をかけずにWantedly の効率を上げているのか、お聞きしてもいいですか?
それは、ズバリ「テンプレート機能」と「日程調整機能」です!

板垣

りゅう

おお~!それぞれの機能とメリットをぜひ教えてください!

テンプレート機能

メリット①毎回あいさつや自己紹介を考えて打つ必要がなくなる

「テンプレート機能」というのは、求職者に対してのあいさつや自己紹介を定文化できる便利な機能なんです!

板垣

りゅう

おお!いわゆる「テンプレ」ってやつですね。
さらに、一度テンプレート化してしまえばワンクリックで送信できるようになります!

板垣

りゅう

イチミではテンプレートにはどんな文章を入れていますか?
まず、簡単に担当者の自己紹介と自社の紹介をします。

そして、数ある企業から自社を選んでいただけたことの感謝を述べます。

板垣

りゅう

ひとこと感謝があるだけで読んでいて気持ちがいい文章になりますよね。
それから面談がどの程度の長さなのか、対面なのかオンラインなのかといった面談の詳細を送ります。

板垣

りゅう

企業によって異なるので面談の詳細は入力必須ですね。

メリット②間違える恐れがないので候補者から悪いイメージを抱かれない

また、毎回キーボードで入力するのは手間がかかるうえに、誤字を送信してしまう可能性もあります。

板垣

りゅう

誤字は自分では気づきにくいですが、読んでいると気づきやすいですよね。
そうなんです。誤字を受け取った求職者の方は、良い印象は抱かないですよね。

板垣

りゅう

たしかに、自分も就職活動している中で誤字に気が付いてしまった事があります(笑)企業イメージがとても悪くなったわけではないですが、少なくとも良くはなりませんでした。

日程調整機能

続いては「日程調整」に便利なオススメの機能を紹介します!

板垣

りゅう

テンプレートを送った後に実際に面談をする日をスムーズに決められる機能ですね!

メリット①画面を何度も往復しなくて良くなる

従来の日程調整は、以下のような手順で行っている方が多いのではないでしょうか?
①カレンダーを確認し、都合の良い日をリストアップ
②メッセージを作成・送信
③候補者の都合の良い日があれば決定・カレンダーに追加
(候補者の都合がつかない場合①②を繰り返す)

板垣

りゅう

こうやって改めて見ると、Wantedlyとカレンダーを行ったり来たりしていますね。
そうなんです。今回紹介する日程調整機能は、日時の提案からメッセージの作成、決定した日程をカレンダーに追加するまで一気に行ってくれます!

板垣

りゅう

何度も画面を往復しなくてよいのはだいぶ効率が上がりそうです!
さらに、Googleアカウントと連携すると、Googleカレンダーから過去の面談を参考に日程を提案までしてくれます。

板垣

りゅう

なるほど!この時間は都合がつくかな?と考えながら提案する必要がなくなるのはとても心強いです。

メリット②確実なスケジュール管理が可能

もう1つのメリットは、GoogleのビジネスアカウントであるGsutieアカウントを追加するとカレンダーに自動で追加まで行ってくれるので、他の日程とのダブルブッキングが防げる事です!

板垣

りゅう

おお~!確かに従来のやり方だと、社内の他の日程と被ってしまったり、並行で日程調整している候補者同士で日時が重なってしまったりということが起きかねませんよね
そうなんです。この機能を使うと効率が上がるだけでなく、スケジュール管理ミスがかなり少なくなります。

板垣

りゅう

候補者や社内外の方に迷惑をかけてしまうのは避けたいですよね。
さらに、Gsuiteアカウントを社内で利用すれば、面談の日程も一目で共有できます

板垣

りゅう

採用担当者だけでなく、取締役や上司もどれくらいの面談を行っているのか把握できるのは、いいことですね!

 実際にオススメ機能を実際に使ってみた!

テンプレート機能

それではここからは実際にイチミオススメの機能を使っていきます!
まずはテンプレート機能の設定です。

STEP.1
①管理画面の「候補者」にアクセス

STEP.2
②候補者を選ぶ

 

STEP.3
③メッセージ欄を開き左下のボタンからテンプレート入力画面へ

STEP.4
④新規作成から文章を追加する。

STEP.5
⑤一度登録すると、ワンタッチで送信できる!

使ってみた感想は、ただただ楽だという事です。
一日に何十人の求職者の方とやり取りをする場合、毎回文面を打つよりも大幅に時間が短縮されるだろうなと感じられました。

オススメの入力内容は

採用担当者の名前
自社の簡潔な紹介
ビジョン
多数ある企業から自社を選んでいただいたことへの感謝
面談についての詳細(所要時間・オンラインかオフラインか等)

イチミ株式会社!が実際に設定している文面はこちらです!

はじめまして、こんにちは!イチミ株式会社のイチミ 採用です。
この度はイチミ株式会社に興味を持っていただきまして、ありがとうございます。

よろしければ、一度オフィスに遊びにいらっしゃいませんか?
小一時間ほどお話しして、イチミ株式会社のことをより知っていただく機会になればと思います。オフィスの雰囲気やメンバーが働いている様子も見ていってください。

日中でも夜遅めの時間でも対応可能ですので、
相原さんの都合のよい日にちと時間帯をいくつか教えていただけますか?

ぜひ皆さんも「テンプレート機能」を使って作業効率を高めてください!

Wantedly内の日程調整機能

続いてWantedly内の日程調整機能の解説をします!

この機能は「Gsuiteアカウント」が必要になります。
Gsuiteアカウントをすでに社内で使用しているか、
これから使用しようと思っている企業に特にオススメです!

日程調整機能の使い方は、途中までテンプレート機能の使い方と同じです!

STEP.1
①管理画面の候補者にアクセス
STEP.2
②候補者を選択
 
STEP.3
③メッセージ左下の「日程候補を添付」を開く
STEP.4
④自動で提案された日程から候補日を選び、送信する

 

送信した日程の中から求職者が都合のいい日時をタップすると、日程が決定します。
そして自動的にGoogleカレンダーにもしっかり反映されていました!

従来の日程調整の仕方とは違い、何度もカレンダーとメッセージを行き来しなくてよい点が素晴らしいです!

また求職者側から見ても、すぐに日程が決められるので企業に対するイメージ良くなること間違いなしでした。

まとめ

Wantedly運用効率を上げるポイント

・ポイント1 テンプレート機能を使用し、候補者1人にかける時間を少なくする

・ポイント2 日程調整機能を使用し、カレンダーとの往復を無くす

 

最後に、この記事を読んでもWantedly運用に関して迷うことがあれば

イチミ株式会社が現在期間限定で無料相談を行っていますので、お気軽にご相談ください!

Wantedlyの導入、記事の出し方、来たエントリーに対してどのように対応すればいいかのサポートや、採用マーケティングに関するプラスアルファのサポートも行っています!

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